Absagen, Stellungnahmen, Preiserhöhungen

Liebe Leserinnen und Leser des Schreibtipps,

im Schreibtipp Mai habe ich den „Kumpeltext“ vorgestellt und die drei Schritte, mit denen es sich damit zu verständlicheren Texten kommen lässt, die näher am Kunden sind.

Vielleicht haben Sie ihn ja auch schon ausprobiert. Am ehesten lassen wir uns allerdings mit Beispielen davon überzeugen, ob etwas funktioniert. Deshalb liefere ich diesmal eine Vorher-nachher-Version.

Nimmt schwierigen Texten die Schwere - der Kumpeltext:

1. Schritt: ein eher förmliches Textthema wählen,
mein Beispiel: Vertragsänderung

„Sehr geehrter Herr Muster, zu unserem großen Bedauern müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass die Fortführung Ihres Vertrages mit den derzeitigen Konditionen nicht möglich ist. Mit diesem Schreiben senden wir Ihnen Unterlagen für ein alternatives Angebot und bitten um Prüfung und Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen“


2. Schritt: stattdessen an den "fiktiven" Kumpel formulieren

"Lieber Max, das kommt bestimmt etwas überraschend für dich, aber ich teile es dir so früh wie möglich mit. Es hat sich bei uns eine Änderung ergeben, durch die wir deinen Vertrag nicht mehr zu den aktuellen Konditionen fortführen können. Selbstverständlich gibt es Alternativen und dazu schicke ich dir Unterlagen mit. Schau dir das in Ruhe an und melde dich bitte bis zum 1. Juli zurück. Auch wenn du Fragen hast, ruf einfach an. Viele Grüße“

3. Schritt: Zurück zu Herrn Muster - was können Sie vom Kumpeltext übernehmen?

"Sehr geehrter Herr Muster, das kommt bestimmt etwas unerwartet für Sie, aber wir melden uns dazu so früh wie möglich bei Ihnen. Es hat sich bei uns eine Änderung ergeben, durch die wir Ihren Vertrag nicht mehr zu den aktuellen Konditionen fortführen können. Selbstverständlich gibt es Alternativen und dazu schicke ich Ihnen Unterlagen mit. Schauen Sie sich diese in Ruhe an und melden Sie bitte bis zum 1. Juli zurück. Wenn Sie Fragen haben, berate ich Sie gern. Freundliche Grüße“

Vergleichen Sie selbst – bei meinem Beispiel oder auch bei Ihrem eigenen Kumpeltext. Wie viel lässt sich aus Ihrer Sicht übernehmen an den "richtigen" Empfänger? Wie viel Nähe bleibt erhalten, was lässt sich an stimmigeren, überzeugenderen Formulierungen verwenden?

Als Methode für E-Mails oder Briefe habe ich Ihnen den Kumpeltext bisher vorgestellt, also für die Dialogkommunikation. Dafür eignet er sich auch besonders gut. Wenn Sie aber eher Homepages, Anzeigen oder Broschüren schreiben, können Sie es ruhig auch mal mit ihm versuchen.  Auch diese Texte können oft mehr Verständlichkeit und Lesernähe vertragen. Und die direkte namentliche Ansprache nehmen Sie hinterher einfach wieder heraus.

Viel Erfolg weiterhin mit Ihren Texten,
es grüßt herzlich