Kurz vor dem Urlaub: Die Abwesenheitsnotiz

Liebe Leserinnen und Leser des Schreibtipps,

Mitte Juli starten in 6 Bundesländern die Sommerferien, die anderen folgen.

Der letzte Schritt vor dem Urlaub: die Abwesenheitsnotiz einstellen.
Eigentlich ein Standardtext, aber aus meiner Sicht lohnt es sich ja auch, über die ab und zu nachzudenken. Zum Beispiel mit der Methode "Die Fragen des Empfängers".

Was fragt sich der Leser oder die Leserin, wenn meine Abwesenheitsnotiz auf den Bildschirm kommt?

1. Von wem kommt das?

Klar, diese Frage beantwortet sich aus der E-Mail-Adresse des Absenders.

2. Worum gehts?

Auch noch einfach. Hier kommt die Antwort durch die Betreffzeile:

"Abwesenheitsnotiz + Betreff der Original-Mail". 


3. Wie lange ist X weg? Wann ist X wieder da?

Hier wird es schon interessanter. Die einen Abwesenheitsnotizen beantworten die eine, die anderen die andere Frage. Aus meiner Sicht ist die zweite Frage wichtiger. Das lässt sich dann z.B. so beantworten: „Ich bin am ... wieder zu erreichen“, „Am ... bin ich wieder im Büro.“ oder „Ab ... bin ich wieder für Sie da.“

Auch nicht uninteressant: die Platzierung dieser Information. Gleich im ersten Satz fällt sie natürlich besonders ins Auge.

4. Gibts eine Vertretung, an die ich mich wenden kann?

Auf diese Frage gehen Sie in der Regel ein, wenn es eine Vertretung gibt. Wenn einzelne Kollegen während Ihrer Abwesenheit für verschiedene Ihrer Themen zuständig sind, lässt sich das auch ansprechen: "Bei Fragen zu ... können Sie sich an ... wenden. Zum Thema ... hilft Ihnen ... gern weiter."

Am besten bringen Sie die verschiedenen Themen und Ansprechpartner in mehreren Absätzen.

5. Was passiert mit meiner Mail? Wird sie überhaupt und wenn ja, wann gelesen?

Je nach Mensch und Anliegen wird diese Frage ganz unterschiedlich gestellt. Der Kern dahinter: Wie geht’s jetzt weiter? Um auf Nummer sicher zu gehen, gibt es in den Abwesenheitsnotizen deshalb oft – auch schon am Anfang - den Hinweis: „Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.“ oder „Ihre E-Mail wird zeitversetzt gelesen.“

6. Wie ist mein Gesamteindruck?

Diese Frage stellen wir uns meist nicht explizit, aber natürlich wirkt jede Mail auch als Ganzes auf uns: Passt der Ton für uns zum Unternehmen, zum Menschen, von dem wir das erhalten?  Ist es zu knapp, zu wenig freundlich oder gerade richtig?

 
Die "Fragen des Empfängers" eignen sich als Methode für alle Texte, an die Sie wieder oder neu drangehen. Schreiben Sie einfach die Fragen auf, die sich der Empfänger aus Ihrer Sicht zu Ihrem Text stellt und  beantworten Sie sie jeweils in einigen Sätzen - so wie im Gespräch.

Nach einer Pause stellen Sie dann einfach aus Ihrem Antwort-Material den Text zusammen. So können Sie sicher sein, auch wirklich das zu schreiben, was den Empfänger interessiert.

Allen, die im Juli in die Sommerferien starten, eine schöne und erholsame Zeit